По оценке «Почты России», сервис может быть также востребован у каршеринга, сетевых поставщиков продуктов, банков и других организаций, деятельность которых связана с большим потоком бумажных писем. Подобная услуга для крупных компаний предоставляется в России впервые.
Сервис «Почты России» позволит заказчикам снизить в несколько раз финансовые и временные затраты на курьерскую доставку, маршрутизацию, обработку, хранение и утилизацию документов, в том числе в условиях удаленной работы. Бумажные письма поступают в центры оцифровки «Почты». Сотрудники вскрывают конверты, наклеивают на письма штрих-коды и сканируют документы. Платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает текст письма и прилагаемых документов, извлекает ключевые поля для заполнения регистрационной карточки. Оцифрованная версия письма в формате pdf и регистрационная карточка поступают заказчику в личный кабинет или систему электронного документооборота, что избавляет его от необходимости отправлять курьеров за корреспонденцией в офисы «Почты России». Передача сведений в электронном виде занимает не более одной минуты.
Для защиты коммерческой и конфиденциальной информации «Почта России» предварительно подписывает с клиентами соглашение о неразглашении данных (NDA). В течение 2021 года с помощью технологий ABBYY оператор планирует также настроить автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем, а также увеличить число полей, извлекаемых автоматически. Это сократит затраты заказчиков на ввод данных, а также обеспечит возможность адресной маршрутизации получаемой корреспонденции ответственным менеджерам внутри компаний.
«Расходы на обработку бумажной корреспонденции снижаются на треть. По нашим подсчетам, компании в среднем тратят около 35 тыс. рублей на обработку каждой тысячи бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 тыс. рублей, то есть на 10 тыс. рублей. Обработка одного документа обойдется заказчику в среднем в 20 рублей. Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа. Поступление нежелательной корреспонденции отсекается силами “Почты” и не отнимает время сотрудников организации», — завил директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный.
Ранее сообщалось,что «Почта России» намерена сократить потребление бумаги на 40%, электроэнергии— на 44%, а выбросы углекислого газа при перевозке грузов — на 20%. Этипоказатели включены в новую стратегию развития компании до 2030 года.